તમારા મેનેજમેન્ટમાં પરિવર્તન લાવો: સ્વ-રોજગાર માટે આવશ્યક ડિજિટલ સાધનો

સ્વ-રોજગાર બનવું સરળ નથી. તમારે એકસાથે ઘણી બધી બાબતોનું સંચાલન કરવાની જરૂર છે, ફક્ત તમે શું કરો છો તે જ નહીં, પણ બિલિંગ, એકાઉન્ટિંગ, માર્કેટિંગ, ડિજિટલ સુરક્ષા વગેરે પણ. વર્ષો પહેલા, જ્યારે ઇન્ટરનેટ એટલું પ્રચલિત નહોતું, ત્યારે આ સરળ હતું, પરંતુ હવે વધુ ગ્રાહકો મેળવવા માટે તમારે ડિજિટલ દૃશ્યતાની જરૂર છે. અને આ હાંસલ કરવા માટે, ફ્રીલાન્સર્સ માટે આવશ્યક ડિજિટલ ટૂલ્સનો ઉપયોગ બધું પૂર્ણ કરવા અથવા અંધાધૂંધીમાં છોડી દેવા વચ્ચેનો તફાવત લાવી શકે છે.

રાહ જુઓ, તમને ખબર નથી શું તમારે કરવાના વિવિધ કાર્યો માટે સાધનો સૌથી વધુ ઉપયોગી થઈ શકે છે.? ચિંતા કરશો નહીં, તમને કોઈ સમસ્યા ન થાય તે માટે અમે તમને નીચે આપેલી બધી ટિપ્સ આપીશું. શું આપણે શરૂ કરીએ?

ઇન્વોઇસિંગ અને એકાઉન્ટિંગમાં ફ્રીલાન્સર્સ માટે આવશ્યક ડિજિટલ સાધનો

આપણે તમને એક ચેતવણી આપીને શરૂઆત કરવી જોઈએ. અને ડિજિટલ ઇન્વોઇસિંગ ટૂંક સમયમાં શરૂ કરવામાં આવશે. તેમાં શું સમાયેલું છે? સારું તો પછી તમે હવે ગ્રાહકોને PDF ઇન્વોઇસ મોકલી શકશો નહીં. પરંતુ તે ચોક્કસ રીતે અને ચોક્કસ ફોર્મેટમાં બનાવવું જોઈએ.

ઓનલાઈન ડેટા અનુસાર, 1 જુલાઈ, 2025 થી, €8 મિલિયનથી વધુ વાર્ષિક ટર્નઓવર ધરાવતી સ્વ-રોજગાર વ્યક્તિઓ અને કંપનીઓએ આ ઇન્વોઇસનો ઉપયોગ શરૂ કરવો આવશ્યક છે. બાકીના પાસે નિયમોના પ્રકાશનથી બે વર્ષ છે, પરંતુ ઇલેક્ટ્રોનિક ઇન્વોઇસ જારી કરવાની અંતિમ તારીખ 2027 છે.

આ બધું આમાંથી આવે છે કંપનીઓના નિર્માણ અને વિકાસ પર કાયદો 18/2022 (જેને બનાવો અને વૃદ્ધિ કાયદા તરીકે ઓળખવામાં આવે છે).

આને ધ્યાનમાં રાખીને, તમારે ખાતરી કરવી જોઈએ કે અમે જે સાધનોની ભલામણ કરીએ છીએ તે નિયમોનું પાલન કરે છે. અને તે સાધનો કયા છે? નીચે મુજબ:

પ્રથમ વિકલ્પો પૈકી એક છે કીપુ. તે ફ્રીલાન્સર્સ દ્વારા બજેટ, ઇન્વોઇસ અને ખર્ચ રેકોર્ડ કરવા માટે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા સાધનોમાંનું એક છે. તે તમને કર ફાઇલ કરવા અને એકાઉન્ટિંગ નિયંત્રિત કરવાની પણ મંજૂરી આપે છે. તે મફત નથી, પરંતુ કેટલીકવાર બધું એક જ ડેશબોર્ડમાં રાખવું અને તેને વધુ સરળતાથી મેનેજ કરવું યોગ્ય છે.

બીજું જાણીતું એકાઉન્ટિંગ સાધન છે પકડી રાખ્યું, જે તમને ઇન્વોઇસિંગ, એકાઉન્ટિંગ, CRM, ઇન્વેન્ટરી અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ઓફર કરે છે. તે એવા લોકો માટે આદર્શ છે જેમની પાસે બહુવિધ ક્લાયન્ટ છે અથવા જેમને ચુકવણી રીમાઇન્ડર્સ વગેરે જેવા કાર્યોને સ્વચાલિત કરવાની જરૂર છે.

છેવટે, તમારી પાસે ડાયરેક્ટ ઇન્વોઇસ, જે બજેટ અને ઇન્વોઇસના નિર્માણના આધારે ફ્રીલાન્સર્સ માટે એક સરળ સાધન ઓફર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. આ કિસ્સામાં, જોકે એકાઉન્ટિંગ જ્ઞાન જરૂરી નથી, તે સમજવું મદદરૂપ છે, ખાસ કરીને જ્યારે કરની વાત આવે છે.

કાર્ય વ્યવસ્થાપન અને ઉત્પાદકતા માટેના સાધનો

સ્વ-રોજગાર હોવાનો અર્થ એ છે કે ફક્ત તમારા કાર્યમાં જ નહીં, પણ તમારા વ્યવસાયને ચલાવવામાં પણ સખત મહેનત કરવી. અને એનો અર્થ એ નથી કે તમે તમારા દિવસો 48 કલાકને બદલે 24 કલાક સુધી વધારી શકો છો. એટલા માટે કાર્યોનું સંચાલન કરવા અથવા તમને વધુ ઉત્પાદક બનાવવા માટેના ડિજિટલ સાધનો અસરકારક છે.

આ કિસ્સામાં, અમે ભલામણ કરીએ છીએ ટ્રેલો, તમારે જે કરવાનું છે તે બધું કલ્પના કરવા માટે શ્રેષ્ઠમાંનું એક, પછી ભલે તે દૈનિક, સાપ્તાહિક કે માસિક હોય. તે મફત છે અને ફ્રીલાન્સર્સ, સલાહકારો વગેરે પર કેન્દ્રિત છે.

જો તમને આ ન ગમે, તો તમે પ્રયાસ કરી શકો છો કલ્પના. તે પાછલા જેવું જ છે, કારણ કે તે એક ટાસ્ક મેનેજર છે, પરંતુ તમારી પાસે એક વર્કસ્પેસ છે જ્યાં તમે ડેટાબેઝ, ક્લાયંટ સૂચિઓ, કેલેન્ડર, સામગ્રી લખી શકો છો, વગેરે બનાવી શકો છો.

બીજી બાજુ, જો તમે કંઈક સરળ શોધી રહ્યા છો જે તમારા રોજિંદા કાર્યોને ગોઠવશે અને તેમને પ્રાથમિકતા આપશે અને તેને તમારા કેલેન્ડર સાથે સિંક્રનાઇઝ કરશે, ટોડોઇસ્ટ કદાચ આ જ ઉકેલ હશે જેની તમે આશા રાખતા હતા.

વાતચીત કરવા અને મીટિંગો યોજવા માટેના સાધનો

આ સમયે, તમારી પાસે કદાચ પહેલાથી જ કેટલાક સાધનો હશે. પણ અમે તમારી સાથે તેમાંથી ત્રણ વિશે વાત કરવા માંગીએ છીએ. પહેલું છે મોટું. તે એક સરળ વિડિઓ કૉલિંગ પ્લેટફોર્મ તરીકે શરૂ થયું હતું, પરંતુ તે તમને રેકોર્ડ કરવા, ક્લાયન્ટ્સ અથવા બહુવિધ લોકો સાથે ઑનલાઇન મીટિંગ્સ યોજવા, તમારી સ્ક્રીન શેર કરવા અને ઘણું બધું કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ બધું ફ્રીલાન્સર માટે ફાયદાકારક છે, કારણ કે તેમની પાસે ગ્રાહકો સાથે ઓનલાઈન વાતચીત કરવા માટે એક સાર્વત્રિક સાધન છે. સાવચેત રહો, કારણ કે ફ્રી વર્ઝન તમે વિડિઓ કૉલ પર કેટલો સમય વિતાવી શકો છો તે મર્યાદિત કરે છે.

બીજી બાજુ, તમારી પાસે ગૂગલ મીટ, જે ઝૂમ પછી થોડું બહાર આવ્યું, જોકે તે વાસ્તવમાં પહેલાથી જ અસ્તિત્વમાં હતું કારણ કે વિડિઓ કૉલ્સ કરવાનો વિકલ્પ હતો (તેને ફક્ત કંઈક બીજું કહેવામાં આવતું હતું). તેનો ઉપયોગ ઓછો થાય છે, પરંતુ તે ઝૂમ જેટલો જ અસરકારક છે, અને તેમાં તમે કેટલા કોલ કરી શકો તેની પણ કોઈ મર્યાદા નથી.

અમે તમને જે છેલ્લું સાધન પ્રસ્તાવિત કરીએ છીએ તે છે ટીમ્સ. વ્યાવસાયિક અને વ્યવસાયિક સ્તરે, તે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાય છે, જે ગ્રુપ વિડિયો કૉલ્સ, ચેટ્સ, દસ્તાવેજ શેરિંગ વગેરે માટે પરવાનગી આપે છે, તેથી તે એક સારો વિચાર પણ છે. જોકે, ગ્રાહક સ્તરે, આ એટલું સ્થાપિત ન પણ હોય.

સમય વ્યવસ્થાપન અને સમય નિયંત્રણ માટેના સાધનો

કામમાં વિલંબ એ સૌથી મોટી સમસ્યાઓમાંની એક છે, ફક્ત સ્વ-રોજગાર ધરાવતા લોકો માટે જ નહીં, પરંતુ કોઈપણ કામદાર માટે પણ. અને તમે દિવસ માટે નક્કી કરેલા બધા કાર્યો પૂર્ણ કરવા એ તેમાં સારા હોવા પર આધારિત નથી, પરંતુ તમારા સમયનું યોગ્ય સંચાલન કરવા પર આધારિત છે.

આ કરવા માટે, અમે સૂચવીએ છીએ કે તમે તમારા રોજિંદા જીવનમાં આ પ્રકારનું સાધન શામેલ કરો. Toggl ટ્રેક જે સ્ટોપવોચ વડે સમયનો ટ્રેક રાખે છે જેથી તમે દરેક કાર્ય પર અથવા દરેક ક્લાયન્ટ સાથે કેટલો સમય વિતાવો છો તે રેકોર્ડ કરી શકાય. આ રીતે, તમે તમારા બજેટ અને કલાકોની વધુ સારી રીતે ગણતરી કરી શકશો.

બીજી બાજુ, તમારી પાસે ક્લોકીફાય, જે સમય નિયંત્રણ તેમજ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સ્થાપિત કરે છે.

માર્કેટિંગ અને દૃશ્યતા સાધનો

આજકાલ ગ્રાહકો શોધવા માટે તમારી પાસે ઇન્ટરનેટ હાજરી હોવી જરૂરી છે. અને તેના માટે તમારી પાસે એવા સાધનો હોવા જરૂરી છે જે તમને મદદ કરે. તેમાંથી એક હોઈ શકે છે કેનવા, એ અર્થમાં કે તમે તમારા ઇન્વોઇસ, તમારી સોશિયલ મીડિયા પોસ્ટ્સ, બેનરો વગેરે માટે છબીઓ બનાવી શકશો.

તમારે એક ઇમેઇલ માર્કેટિંગ ટૂલની પણ જરૂર પડશે. સૌથી જાણીતું છે મેઇલચિમ્પ અથવા એક્ટિવકેમ્પેન. પરંતુ અન્ય વિકલ્પોની તુલનામાં તે મોંઘા છે, ખાસ કરીને જો તમે હમણાં જ શરૂઆત કરી રહ્યા હોવ. જો એમ હોય, તો ઉદાહરણ તરીકે, બ્રેવો પસંદ કરો, જે ફ્રીલાન્સર્સ અને સ્વ-રોજગાર વ્યાવસાયિકો દ્વારા સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતું એક છે.

છેલ્લે, સામાજિક નેટવર્ક્સનું સંચાલન કરવા માટે, તમે ઉપયોગ કરી શકો છો મેટ્રિકૂલ અથવા તેના જેવું. જોકે, સાવચેત રહો, કારણ કે જો તમે તૃતીય-પક્ષ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને પોસ્ટ્સનું સંચાલન કરો છો તો સોશિયલ મીડિયા ક્યારેક તેમને એટલી દૃશ્યતા આપતું નથી જેટલી જો તમે તેમના પોતાના ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરો છો તો આપે છે. આ અર્થમાં, તમે આ સાધનોનો ઉપયોગ તમારી સોશિયલ મીડિયા હાજરીને સંચાલિત કરવા અને રિપોર્ટ્સ જોવા માટે કરી શકો છો. પરંતુ પ્રોગ્રામ્સ માટે હું નેટવર્ક ટૂલ્સની વધુ ભલામણ કરું છું.

ડિજિટલ સુરક્ષા માટે સાધનો

પાસવર્ડ ગુમાવવા, સંવેદનશીલ ડેટા ઍક્સેસ કરવા, અથવા કાયદેસર રીતે કરાર અથવા બજેટ પર હસ્તાક્ષર કરવા જેવી સમસ્યાઓ ટાળવામાં મદદ કરે તેવા સાધનો રાખવા હંમેશા સારો વિચાર છે.

ઉદાહરણ તરીકે, તમારી પાસે છે દસ્તાવેજ સાઇન, જે સ્પેનિશ કાયદા દ્વારા કાયદેસર રીતે સ્વીકૃત હસ્તાક્ષર માટેનું એક સાધન છે.

બીજી બાજુ, તમારી પાસે બિટવર્ડન, જે સાયબર સુરક્ષા નિષ્ણાતો દ્વારા ભલામણ કરાયેલ એક મફત અને સુરક્ષિત મેનેજર છે. એન્ક્રિપ્ટેડ ઇમેઇલ્સ (ઇમેઇલ માર્કેટિંગ) માટે, તમે પ્રોટોનમેઇલનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જેના સર્વર્સ સ્વિટ્ઝર્લૅન્ડમાં છે અને મુખ્યત્વે જ્યારે તમારે ગોપનીય માહિતી મોકલવાની જરૂર હોય ત્યારે તેનો ઉપયોગ થાય છે.

ફ્રીલાન્સર્સ માટે ઘણા બધા જરૂરી સાધનો છે. શું તમે કોઈ ભલામણ કરો છો?